Bernard Perrut
Question N° 101715 au Ministère de l'Intérieur
Question soumise le 8 mars 2011
M. Bernard Perrut appelle l'attention de M. le ministre de l'intérieur, de l'outre-mer, des collectivités territoriales et de l'immigration sur le nombre de plus en plus important des particuliers intéressés par des problèmes de recherches généalogiques et qui doivent utiliser des copies d'actes d'état civil. Il lui demande dans quelle mesure ou quelle limite les maires et les services officiels de la mairie peuvent multiplier ces copies des pièces mises à la disposition du public.
Réponse émise le 31 mai 2011
Les mesures relatives aux actes d'état civil sont codifiées aux articles 34 à 54 du code civil. Concernant les copies intégrales ou les extraits avec filiation, le décret n° 62-921 du 3 août 1962 modifiant certaines règles relatives aux actes de l'état civil énonce à l'article 9 que « toute personne majeure ou émancipée peut obtenir, sur indication des noms et prénoms usuel de ses parents, des copies intégrales de son acte de naissance ou de mariage. Les ascendants ou descendants de la personne que l'acte concerne, son conjoint et son représentant légal peuvent aussi obtenir les mêmes copies... ». De même, certains professionnels peuvent obtenir ces copies intégrales, par exemple, un avocat pour le compte de son client. En outre, les extraits sans filiation peuvent être demandés par toute personne sans avoir à justifier sa demande ou sa qualité et depuis la loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives, tous les registres d'état civil sont communicables au public après un délai de soixante-quinze ans suivant leur clôture, l'ancien délai était de cent ans (L. 213-2 du Code du patrimoine). Mais, le droit à communication n'entraîne pas droit à copie. Par ailleurs, l'article 4 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d'amélioration des relations entre l'administration et le public et diverses dispositions d'ordre administratif, social et fiscal, précise les conditions d'accessibilité aux documents « L'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration : a) par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ; b) sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret ; c) par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique. » Selon cet article, l'accès aux archives se fait au choix du demandeur soit par le biais de la consultation gratuite sur place, soit la reproduction aux frais de la personne qui les sollicite ou encore l'envoi par courrier électronique et sans frais. Il convient de noter que l'administration détentrice d'archives doit motiver tout refus qu'elle oppose à une demande de communication (L. 213-5). Ainsi, il apparaît a priori que les communes peuvent limiter le nombre de copies voire interdire d'effectuer des photocopies en raison du caractère fragile du document.
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