Chacun des dossiers que nous étudions a préalablement été déposé en mairie par le demandeur ou son ayant droit. Il nous parvient muni du cachet de la mairie et de la signature du maire.
Nous procédons alors à une étude du numéro d'inscription au répertoire (NIR) du demandeur et à une démarche de certification du numéro d'inscription au répertoire auprès de l'Institut national de la statistique et des études économiques (INSEE). Actuellement, 95 % des numéros d'inscription au répertoire sont certifiés.