Philippe Gosselin
Question N° 90842 au Ministère de l'Intérieur
Question soumise le 19 octobre 2010
M. Philippe Gosselin attire l'attention de M. le ministre de l'intérieur, de l'outre-mer et des collectivités territoriales sur le décret n° 2010-783 du 8 juillet 2010 qui a modifié les règles relatives à l'utilisation des registres de délibérations. Tout collage est ainsi prohibé. Les registres actuels, sur lesquels sont collées les délibérations imprimées après rédaction informatique, ne pourraient dès lors plus être utilisés. Après croisement des termes du décret et des circulaires préfectorales, il semble que la seule solution désormais applicable soit la rédaction manuscrite sur un registre en veillant à l'usage d'une encre stable dans le temps. Si le collage soulève en effet des questions en termes de sécurité et de fiabilité des délibérations (ce qui se colle se décolle), il semble néanmoins que l'inscription manuscrite soit une solution extrême et peu compréhensible à l'heure de la dématérialisation de la transmission aux préfectures et du contrôle de légalité avec signature électronique. Par ailleurs, de nombreuses mairies possèdent des stocks de registres, fonctionnant avec le système de bande autocollante ; les rendre obsolètes reviendrait donc à gaspiller l'argent public, particulièrement rare pour les petites communes rurales. C'est pourquoi il souhaiterait savoir dans quelle mesure ce décret pourrait être appliqué de manière progressive et ses exigences adaptées en fonction de la taille de la commune.
Réponse émise le 31 mai 2011
Le décret n° 2010-783 du 8 juillet 2010 portant modifications diverses du code général des collectivités territoriales (CGCT) a modifié, par ses articles 5 à 8, le cadre réglementaire applicable à la tenue des registres communaux, à savoir les articles R. 2121-9, R. 2122-7 et R. 2122-8 du code général des collectivités territoriales. Ce cadre réglementaire relevait jusqu'alors essentiellement du décret n° 70-150 du 17 février 1970 relatif aux conditions de tenue des registres des délibérations des conseils municipaux et de l'arrêté interministériel du 3 juillet 1970 relatif aux conditions de tenue des registres des délibérations des conseils municipaux. Adapté au contexte institutionnel et aux techniques d'édition et de conservation de documents qui prévalaient il y a quarante ans, ce cadre était devenu obsolète. Aussi, les modifications apportées par le décret n° 2010-783 du 8 juillet 2010, élaboré en concertation avec l'Association des maires de France, ont pour objet d'assurer une meilleure préservation des registres communaux en tenant compte des nouvelles technologies d'édition. L'article R. 2121-9 du CGCT prohibe désormais le collage des feuillets sur les registres. En effet, les services départementaux d'archives ont constaté la détérioration au fil des ans des registres communaux lorsque les feuillets des délibérations étaient collés dans des registres à souches, entraînant de nombreuses pertes de documents ou d'altérations dues à l'acidité des colles employées. La circulaire NOR : IOCB1032174C du 14 décembre 2010 relative à la tenue des registres des communes et de certains de leurs groupements, élaborée en concertation avec l'Association des maires de France, est venue préciser les normes recommandées ainsi que les formalités de présentation de ces registres. Il s'agit, par ces recommandations, que les communes puissent assurer la conservation à long terme d'une source essentielle d'informations pour leur histoire. Ni ces recommandations issues de la circulaire précitée, ni le décret n° 2010-783 du 8 juillet 2010 n'ont, en tout état de cause, pour effet, par l'interdiction de procéder au collage, de recourir à la tenue manuscrite des registres. Bien au contraire, la circulaire du 14 décembre 2010 mentionne expressément, dans son paragraphe 2.2, l'usage d'imprimante et précise la norme d'impression recommandée. Ces normes ne sont pas d'usage exceptionnel. Le papier permanent ainsi prescrit est largement disponible auprès de la plupart des fournisseurs papetiers. En ce qui concerne l'encre, il est recommandé d'utiliser une imprimante laser noir et blanc d'usage a priori désormais courant. Pour la mise en oeuvre de ces nouvelles mesures, le décret n° 2010-783 du 8 juillet 2010 n'a pas prévu une application différée dans le temps. Toutefois, dans la circulaire NOR : IOCB1032174C du 14 décembre 2010, il a été demandé aux préfets de prendre en compte jusqu'au début de l'année 2011 les éventuelles contraintes rencontrées par les acteurs locaux en termes d'approvisionnement auprès des fournisseurs. Pour tenir compte des spécificités des petites communes de moins de 1 000 habitants, eu égard au nombre de délibérations prises chaque année ainsi qu'à leurs moyens financiers et humains, le décret du 8 juillet 2010 prévoit des mesures adaptées en ce qui concerne ces communes qui pourront procéder à la reliure des feuillets mobiles des délibérations que tous les cinq ans. Enfin, les conditions de tenue des registres ont fait l'objet d'importantes simplifications. Dorénavant, les registres sont cotés et paraphés par le maire et non plus par le préfet et le régime d'autorisation préfectorale préalable pour l'emploi des feuillets mobiles a été supprimé.
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